Modern Workplace

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft

Der Modern Workplace umfasst alle Aspekte eines klassischen Büroarbeitsplatzes, funktioniert aber völlig ortsunabhängig. So können Mitarbeitende von überall aus untereinander kommunizieren und im Team zusammenarbeiten.

Mit einer Modern Workplace Lösung bieten Unternehmen ihren Mitarbeitenden nicht nur die Möglichkeit, flexibel zwischen Arbeitsplatz und Homeoffice zu wechseln, die dezentrale Zusammenarbeit bietet auch die Chance, bei Personalfluktuation viel schneller und einfacher auf veränderte Situationen zu reagieren. Diese Flexibilität ist wichtig. Denn auf Veränderungen schnell zu reagieren, ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für moderne Unternehmen.

Darüber hinaus trägt der Modern Workplace dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhöhen, da sie ihre Arbeitsweise an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.

Technische Voraussetzungen

Um mobil arbeiten zu können, benötigen die Mitarbeitenden eine geeignete persönliche Infrastruktur. Dazu gehört ein Computer oder Notebook, eine leistungsfähige Internetverbindung, idealerweise eine Webcam sowie ein Platz, an dem sie ungestört arbeiten können.

Das Unternehmen muss ausserdem sicherstellen, dass die IT Infrastruktur und die IT Arbeitsplätze für die dezentrale Zusammenarbeit ausgelegt sind. Dazu gehören:

• Dateizugriff über Cloud oder VPN Lösung
• Telefonie Lösung in der Cloud oder via Microsoft Teams
• Kollaborationslösung zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Team
• IT Security Lösungen für Unternehmensnetzwerk und Endgeräte

Optimal aufeinander abgestimmte Geräte und Softwarelösungen sind ausschlaggebend für einen reibungslosen und effizienten Betrieb und schaffen ein modernes und flexibles Arbeitsumfeld, das den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht wird.

Regelmässige Schulungen sind ebenfalls wichtig, damit die Mitarbeitenden die neuen Technologien und Arbeitsmethoden effektiv nutzen können.

Strukturelle Voraussetzungen

Mobiles Arbeiten ist nicht für jede und jeden die geeignete Arbeitsweise. Es erfordert Selbstorganisation, Eigenverantwortung, proaktive Kommunikation und die Einhaltung von Prozessvorgaben. Auch eine klare und offene Kommunikation seitens der Unternehmensleitung und der Vorgesetzten ist unerlässlich.

Folgende Ansätze haben sich sehr bewährt:

• Tägliche, kurze Online-Meetings zum Statusupdate
• Klare Regeln fürs Homeoffice festlegen (Arbeitszeiten, Kleidung, Kommunikation etc.)
• Festgelegte Prozesse und Zuständigkeiten

Flexibilität durch digitale Arbeitsmethoden

Der Modern Workplace ermöglicht eine nie dagewesene Flexibilität im Arbeitsalltag. Mitarbeitende können ihre Arbeit von nahezu jedem Ort aus erledigen, sei es im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Diese Flexibilität trägt nicht nur zu einer besseren Work-Life-Balance bei, sondern steigert auch die Produktivität.

Ein Beispiel: In einem unserer Projekte haben wir gesehen, wie ein Team dank Cloud-Technologien und moderner Kommunikationstools nahtlos zusammenarbeiten konnte, obwohl die Mitglieder auf verschiedene Länder verteilt waren. Durch diese Arbeitsweise konnte das Unternehmen schnell auf neue Marktanforderungen reagieren und seine Position stärken.

Modern Workplace mit Microsoft 365

Microsoft 365 mit Teams beinhaltet bereits alle Funktionen, die für einen modernen Arbeitsplatz benötigt werden. Kommunikation erfolgt per Chat, Audio oder Videotelefonie, und dank der Kollaborations-Features können Mitarbeitende problemlos Dateien teilen oder gleichzeitig in den Office-Anwendungen arbeiten. Auch die gesamte Telefoninfrastruktur des Unternehmens lässt sich über Teams abwickeln. Diese Art der integrierten Lösung ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und steigert die Effizienz im Unternehmen.

Moderne Arbeitsplätze in der Cloud – Die Vorteile

Durch die Speicherung und den Zugriff auf Daten in der Cloud können Mitarbeitende jederzeit und überall auf benötigte Informationen zugreifen. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität und Effizienz. Cloud-Lösungen bieten zudem eine hohe Skalierbarkeit und Kosteneffizienz, da Unternehmen IT Ressourcen je nach Bedarf anpassen können.

Ein weiterer Vorteil der Cloud ist die verbesserte Zusammenarbeit im Team. Mitarbeitende können in Echtzeit an gemeinsamen Dokumenten arbeiten, Feedback geben und Änderungen vornehmen. So können Teams produktiv arbeiten, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Mitglieder befinden.

Reduzierung der Betriebskosten durch moderne Technologien

Moderne Arbeitsplätze in der Cloud, verbunden mit Managed Services können die Betriebskosten erheblich senken. Unternehmen müssen nicht mehr in teure Hardware investieren oder umfangreiche IT Infrastrukturen vor Ort unterhalten. Stattdessen können sie IT Ressourcen je nach Bedarf skalieren und bezahlen nur für tatsächlich genutzte Leistungen. Dies ist besonders vorteilhaft für kleine und mittlere Unternehmen. Darüber hinaus bieten Cloud Lösungen den Vorteil, dass sie ständig aktualisiert werden und somit immer auf dem neuesten Stand der Technik sind, was wiederum die Sicherheit und Effizienz erhöht.

Sicherheit und Datenschutz

Im Modern Workplace spielt die Sicherheit eine zentrale Rolle. Durch Massnahmen wie Firewalls, Anti-Malware-Software und Verschlüsselungstechnologien können Unternehmensdaten vor Hackern und Phishing geschützt werden. Regelmässige Schulungen der Mitarbeitenden zu Sicherheitsrichtlinien tragen ebenfalls dazu bei, menschliches Fehlverhalten zu minimieren.

Ebenso wichtig ist die Schulung der Mitarbeitenden punkto Sicherheitsrichtlinien und -verfahren, um menschliches Fehlverhalten zu minimieren. Als Ergänzung zu den internen Schulungen, bietet Entec mit IT Security Awareness an, die Mitarbeitenden von Unternehmen mittels regelmässigen Phising Simulationen auf Hackerangriffe zu sensibilisieren und die nötigen Massnahmen in die Wege zu leiten. Damit stärken Sie die Human Firewall in Ihrem Unternehmen. Die moderne IT Infrastruktur und die Kunst der Cybersicherheit gehen Hand in Hand, um einen sicheren digitalen Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Change Management: Herausforderungen und Lösungen

Die Einführung eines Modern Workplace erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch einen kulturellen Wandel. Das Change Management ist eine der grössten Herausforderungen bei der digitalen Transformation. Um diese erfolgreich zu meistern, sind sorgfältige Planung, kontinuierliche Unterstützung und Schulungen entscheidend.

Ein gut durchdachter Change-Management-Prozess stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden die neuen Tools und Arbeitsmethoden verstehen und effizient nutzen können. Unternehmen müssen ein Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeitenden offen für Veränderungen sind und neue Technologien als Chance zur Verbesserung ihrer Arbeitsweise sehen. Dazu bedarf es einer starken Führung, die den Wandel aktiv unterstützt und vorlebt.

Unsere Modern Workplace Kompetenzen

Wir sind jahrelanger, zertifizierter Partner von Microsoft für Beratung, Installation und Support der Microsoft-Produkte und Cloud-Lösungen – insbesondere auch Modern Workplace Tools und Teams-Telefonie. Unsere Kompetenzen erweitern wir laufend durch Weiterbildungen und Zertifizierungen. So können wir sicherstellen, dass wir stets die neuesten Technologien und Best Practices anwenden, um unseren Kunden die besten Lösungen zu bieten.

Zukunft des Modern Workplace Lösungen

Der Modern Workplace entwickelt sich stetig weiter. Neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen werden die Arbeitsumgebung weiter optimieren. Unternehmen, die sich frühzeitig auf diese Trends einstellen, können sich einen Wettbewerbsvorteil sichern und ihre Produktivität erheblich steigern.

Wir erstellen einen individuellen Wegweiser zu Ihren Themen und beraten Sie persönlich zu Ihren Entwicklungsmöglichkeiten.

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