SharePoint/Teams vs OneDrive – wann benutze ich was?

Teile ich nun lieber im OneDrive oder erstelle ich doch eher ein Team? Im folgenden Text unterscheiden wir zwischen dem persönlichen Laufwerk OneDrive for Business, dem Gruppenlaufwerk SharePoint und dem Kollaborationstool Teams und geben Ihnen Tipps und Tricks, damit Sie in jeder Situation die richtige Lösung wählen können.

Microsoft OneDrive for Business

Nicht zu verwechseln mit dem Gratis-Dienst OneDrive, welcher im Privatkundenbereich Anwendung findet, besitzen Sie mit OneDrive for Business (folgend OneDrive) Ihr persönliches Unternehmens-Laufwerk. Auf OneDrive können Dokumente erstellt, bearbeitet und sowohl intern als auch extern geteilt werden. Mit einem Terabyte an Speicher haben Sie genug Speicher für rund 200'000 Dokumente (5 MB pro Dokument), was im Normalfall sicher ausreichen sollte. Zudem ist es möglich, die Links zu konfigurieren und Linkeinstellungen zu setzen, um anwendungsspezifische Links zu erschaffen. So können Sie beispielsweise ein Dokument nach extern teilen, welches lediglich im Browser angesehen werden kann, also keine Bearbeitung erlaubt und den Download verhindert.

Die OneDrive trägt zusätzlich dazu bei, dass kaum mehr Daten auf lokalen Geräten gespeichert werden müssen. Somit kann verhindert werden, dass die Geräte von Daten überhäuft werden und gar an Leistung verlieren. Sie sparen also an lokalem Speicherplatz, was gerade bei grossen Video- oder Bilddateien viel ausmachen kann. Gewünschte Daten können jedoch trotzdem weiterhin synchronisiert werden, sodass man sie offline verwenden kann.

Microsoft bietet also mit OneDrive eine Plattform, auf welcher Dokumente hochgeladen und geteilt werden können. Dabei ist jeder Mitarbeitende für sein eigenes OneDrive und die darauf hochgeladenen Dateien verantwortlich und muss Freigaben auf einzelne Dokumente oder Ordner geben.

OneDrive nutzen Sie am besten für:

  • Dokumente, welche Sie persönlich erstellen, bearbeiten und abrufen
  • Dokumente, welche Sie nur einzelnen Personen teilen möchten (intern & extern)
  • Dateien, welche Sie offline verwenden wollen (z.B. Firmenpräsentation)
  • Zusammenarbeit, bei welchen die Eröffnung eines Teams unsinnig ist (zu kurz oder nur mit einer Person)

Microsoft Teams & SharePoint

Microsoft SharePoint gibt Ihnen die Möglichkeit, Gruppen und Gruppenlaufwerke zu erstellen und Berechtigungen zu steuern, um somit eine strukturierte und sichere Datenablage zu schaffen. Diese Datenablage kann sogar Externen verfügbar gemacht werden, um eine Unternehmensübergreifende Kollaboration zu ermöglichen. Jede Person, welche aber einmal mit SharePoint gearbeitet hat, weiss aber, dass das Tool zwar sehr viel kann, die Oberfläche aber nicht sehr intuitiv bedienbar ist. Für viele Mitarbeitenden ist dies also eine nicht zu bewältigende Challenge. Das Kollaborationstool Microsoft Teams baut optimal auf den SharePoint auf, ermöglicht die Nutzung dessen Gruppenlaufwerkfunktion und verpackt das Daten- und Berechtigungsmanagement auf einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche. Zudem sind die Online-Tools von Microsoft 365 direkt in Microsoft Teams integrierbar.

Zentralisierung aller Microsoft 365 Apps

Die Besonderheit an Teams besteht also darin, dass alle Microsoft 365 Anwendungen innerhalb eines Tools vereint werden. Word, Excel, PowerPoint, Planner, Forms & co. können jeweils in einer abgespeckten Version, je nach Bedarf, integriert werden. Insbesondere Microsoft Planner bietet eine wertvolle Plattform für die Aufgabenverteilung, welche direkt mit dem Laufwerk verknüpft wird.

Teams verknüpft die verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und zentralisiert somit deren Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen können ein «Team» erstellen und deren Dokumente und Pendenzen darin abspeichern. Je nach «Team» kann entschieden werden, welche Personen involviert sind und somit Zugriff auf die darin gespeicherten Daten erhalten. Innerhalb der einzelnen Teams sowie deren Ordner, ist es jeweils möglich sich per Chat zum ausgewählten Thema auszutauschen.

Anders als beim OneDrive, können beim SharePoint mehrere Besitzer definiert werden. So kann die Verwaltung des Teams, wie Einstellungen und Berechtigungen, auf mehrere Personen verteilt werden. Zudem werden Freigaben auf ganze Laufwerke gegeben, sodass alle Mitarbeitenden Dokumente hochladen können. Die zusätzliche Integration von Business Apps, z.B. Planner, führt zu einer Palette von funktionsstarken Tools für eine rundum unabhängige und flexible Zusammenarbeit.

Microsoft Teams und SharePoint nutzen Sie am besten für:

  • Abteilungslaufwerke für interne administrative Zwecke und Information
  • Projektlaufwerke für längere interne und externe Zusammenarbeit
  • Nutzung von Planner, Forms & weiteren Business Apps in der Gruppe
  • Zusammenarbeit, bei welcher mehrere Parteien Dokumente hochladen und verwalten müssen
  • Kollaboration mit Partnern & Kunden, welche ebenfalls Microsoft Teams nutzen

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